Sans une bonne gestion des fichiers, aucune opération de télémarketing n’est possible. Contrairement à la plupart des Call Centers, nous concevons notre base de donnée comme une plateforme centralisée, véritable support commercial pour trouver de nouveaux clients.

Voici les éléments à prendre en compte lors de l’affectation d’un nouveau fichier dans notre système de prospection.

Fichiers internes

• Toujours conserver les ID’s
• Indiquer dans le fichier xls si l’entreprise est sélectionnée.
•  Il est également possible d’y spécifier son statut (suspect, prospect, hot prospect, client, lost, winback)
• Ajouter un commentaire est également possible, il sera alors mentionné au prospecteur dans le premier Call.

Traiter ce genre de fichier est relativement court.

Fichiers externes

Le fichier doit être le plus complet possible : (Name, Description, Brandname, Address, Zip, City, Country, Phone, Fax, Mail, Website, People, Desk, Turnover, VAT, Notes).

Notre procédure :

• Recherche des entreprises existantes dans notre système de téléprospection phsys  (id)
• Mise à jour des données si nécessaire
• Affectation de ces entreprises au client
• Importation massive des entreprises manquantes
• Affectation des entreprises manquantes au client
  

Le temps de traitement varie généralement entre une et huit heures en fonction du nombre d’enregistrements.