La saison est venue pour inviter clients et prospects à découvrir vos nouveautés.

Vous organisez un lancement de produit, une présentation de vos services, une session découverte, un séminaire, une conférence, un congrès, un road show … et vous envisagez d’insérer dans votre campagne d’invitation une relance téléphonique.

Voici quelques conseils pour réussir vos invitations par téléphone:  

• Elaboration du fichier de prospection : choisir les sociétés qui seront relancées avec beaucoup ou peu d’insistance. C’est rarement utile de relancer les 2.000 mails que vous allez envoyer.
• Choix du timing des appels : 6 à 8 semaines en moyenne. Parfois plus de 6 mois, rarement moins de 4 semaines.
• Profil des personnes qui vous représenteront : doivent-elles maîtriser vos services ou plutôt assurer une bonne productivité des appels ? 
• Élaboration du script : profiter de l’occasion pour collecter des informations de qualification peut être utile mais risque de nuire à la masse de contacts que vous voudriez toucher. 
• Distinguer les prospects sur lesquels investir du temps ou non : soit laisser un message sur le voice mail ou via la secrétaire, soit insister. 
• Coordonner la communication : la relance téléphonique s’insère dans une campagne de communication comprenant e-mailing, courrier, activation des réseaux sociaux… assurez-vous que le message soit transversal et colle à l’actualité 
• Reconfirmer quelques jours avant peut être utile. Le nombre de no-show varie de 30 à 70% selon le niveau de relation pré-existant à votre invitation.

 Une technique pour pousser positivement la venue : poser 3 questions après une courte présentation :

1. Le produit ou service vous intéresse ?
2. Pourriez-vous l’utiliser ?
3. Ok pour le découvrir, se voir, tester… ?

Bien sûr l’attrait d’un cadeau ou d’un bon buffet fonctionne toujours mais…serez-vous sûr de rencontrer la bonne personne d’une société vraiment intéressante ??? 

Un dernier conseil : pensez d’emblée à « l’après » : rappeler les présents, les absents, ceux qui ont décliné. L’événement fait partie du communication-mix de l’entreprise, chaque contact est un point commercial gagné.